Факсимиле (факсимильная подпись) - это штамп, который обеспечивает точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служит для удостоверения его полномочий. Применение факсимильной подписи должно осуществляться только в определенных законом случаях и порядке.
Использование собственноручной подписи при оформлении документов сопряжено с различными трудностями. Например, уполномоченное на подпись лицо может отсутствовать на рабочем месте, находиться в длительном отъезде, отпуске и т.п. Электронной цифровой подписью тоже пользуются не все. Все эти причины приводят к тому, что в компаниях широко используются документы с факсимильными подписями - с фотографией подписи уполномоченного лица. Однако подделать такой документ обычно не составляет никакого труда.
Возможность применения факсимиле установлена п.2 ст.160 ГК РФ». Согласно данной норме, факсимиле может использоваться при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами. Несмотря на все риски использования, факсимиле в хозяйственном обороте применяется очень часто.
Минфин и ФНС считают, что оформление документов с данной подписью не порождает последствий налогового характера. Ведомства полагают, что факсимиле не следует использовать на доверенностях, платежных и других документах, которые применяются в сфере налоговых отношений.
В настоящее время в 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) с факсимиле можно печатать счета на оплату, выставляемые покупателям, и акты сверки расчетов с контрагентами.
Для данной возможности требуется выполнить следующие настройки:
- Открыть раздел «Главное»
- Перейти в форму элемента справочника «Организации» (в карточке организации)
- В карточке организации открыть сворачиваемую группу «Логотип и печать»
- Загрузить по инструкции изображения факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера.
Также при желании можно загрузить логотип и печать организации. Образец формы счета с логотипом, факсимильной подписью, печатью и дополнительными условиями отображается по ссылке «Предварительный просмотр» печатной формы «Счет покупателю».
Чтобы в печатной форме документа «Акт сверки расчетов с контрагентом» (раздел
«Продажи» или раздел «Покупки») выводилось факсимильная подпись руководителя
или главного бухгалтера, то в поле «Представитель организации» на закладке «Дополнительно» в качестве ответственного лица также необходимо указать либо
руководителя, либо главного бухгалтера. Тогда при выборе команды «Печать» - «Акт
сверки» (с печатью и подписью) на печать будет выведен документ с факсимильной подписью и ее расшифровкой.
Что касается включения факсимиле при печати актов, накладных и универсального передаточного документа, то использовать данную подпись нельзя, так как ваш сотрудник может использовать ее в личных целях.