Почти любая компания в своей деятельности сталкивается с денежными
документами: оплаченными авиа- и железнодорожными билетами, путевками,
талонами на ГСМ и т. д.
Денежные документы - это документы, удостоверяющие факт оплаты и право на
последующее получение работ или услуг. Как правило, такие документы
оформляются на бланках строгой отчетности (БСО) и подразделяются на 2 типа:
1) документы, показывающие движение денежных средств. С помощью таких документов учитываются кассовые и банковские операции.
2) документ, владельцу которого предстоит получить по нему денежные суммы, или
приобретаемый документ, предоставляющий определённые, впоследствии
используемые права.
Министерство финансов Российской Федерации приказом от 31.10.2000 № 94н утвердило не только План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, но и Инструкцию по его применению. В Плане счетов есть субсчет 50-3 «Денежные документы», который применяется для учета таких документов, как:
- оплаченные талоны на ГСМ, питание
- путевки
- полученные извещения на почтовые переводы
- почтовые марки
- конверты с марками
- марки государственной пошлины и т.п.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, далее - План счетов), денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на приобретение. Для учета денежных документов, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в 1С:Бухгалтерии 8 предназначен отдельный субсчет 50.23 «Денежные документы (в валюте)». На счетах 50.03 и 50.23 в программе ведется учет как в суммовом, так и в количественном выражении.
Для аналитического учета денежных документов используется справочник «Номенклатура денежных документов» и указывается его вид:
- Билеты;
- Путевки;
- Почтовые марки;
- Талоны на ГСМ;
- Прочее.
При вводе сведений в карточке денежного документа можно указать его стоимость, тогда она будет автоматически проставляться при регистрации поступления или выдачи соответствующего документа.
Чтобы операции с денежными документами были доступны пользователю,
необходимо настроить функционал для этого (раздел «Главное» - «Функциональность»). На закладке «Банк и касса» установить флажок на «Денежные документы».После установки флажка в разделе «Банк и касса» становятся доступны документы «Поступление денежных документов» и «Выдача денежных документов», а также журнал «Денежные документы». Из журнала можно сформировать «Отчет по движению денежных документов» для контроля поступивших и выданных денежных документов. Для контроля сохранности и анализа движения денежных документов также можно воспользоваться стандартными бухгалтерскими отчетами.
Документ «Поступление денежных документов» предназначен для отражения факта
поступления в кассу компании денежного документа. В шапке документа нужно указать счет учета денежных документов (50.03 или 50.23). Если выбирается счет 50.23, то необходимо указать валюту учета денежных документов. В зависимости от способа поступления денежного документа выбирается вид операции:
- Поступление от поставщика;
- Поступление от подотчетного лица;
- Прочее поступление.
Если регистрируется Поступление от поставщика, то в поле «Счет расчетов» требуется указать счет учета расчетов с контрагентом. При этом в документе «Поступление денежных документов» не предусмотрено одновременное указание и счета учета расчетов с контрагентом, и счета учета расчетов по авансам. Поэтому в качестве счета расчетов удобно использовать счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Этот же счет следует указывать и при отражении оплаты поставщику, тогда затруднений с зачетом авансов не возникнет.
Для каждой номенклатуры поступивших денежных документов указывается их количество и сумма (с учетом налогов). НДС в сумме документа не выделяется, так как поступление денежного документа не является фактом принятия к учету товаров или услуг, право на получение которых предоставляет документ. Товары (работы, услуги) могут быть приняты к учету позднее (например, при регистрации авансового отчета сотрудника о командировке или о приобретении ГСМ по талону), тогда, по общему правилу, НДС и учитывается.
Документом «Выдача денежных документов» отражаются следующие виды хозяйственных операций:
- Выдача подотчетному лицу;
- Возврат поставщику. При возврате необходимо указать сумму возврата, а также счет доходов или расходов, поскольку сумма возврата может отличаться от стоимости денежного документа;
- Прочая выдача.
Надеемся, что в нашей статье вы нашли ответы на все вопросы по денежным документам. А если что-то осталось для вас непонятным или вам нужна помощь с настройкой денежных документов в 1С, обращайтесь по одному из следующих контактов:
+7(3952)455-065
zakaz@evrysoft.ru
evrysoft.ru