Авансовый отчет в 1С служит для подтверждения сотрудником (подотчетным
лицом) израсходованной суммы денег, выданных ему ранее авансом. Рассмотрим
инструкцию на примере как правильно сделать, заполнить и провести авансовый
отчет в 1С Бухгалтерии 8.3 (3.0).
Кстати! Заполнение авансового отчета в 1С 8.2 (2.0) ничем не отличается. Можете
смело использовать эту инструкцию для старых версий программы.
Создание авансового отчета
Чтобы создать и заполнить «Авансовый отчет» в 1С 8.3, заходим в меню «Банк и
касса», пункт «Авансовые отчеты». В форме списка нажимаем кнопку «Создать».
Откроется форма нового документа.
Аванс может выдаваться на следующие цели:
покупку товаров, материалов, оборудования и т.п.
приобретение возвратной тары
расчеты с поставщиками
прочие расходы подотчетного лица
командировочные расходы
В документе данные операции отражаются в соответствующих закладках.
Первая закладка «Авансы» служит для отражения полученных авансов. Для
образца я специально предварительно создал документ «Расходный кассовый
ордер» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» и добавил его в
табличную часть «Авансы» Таким образом мы понимаем, что за сотрудником числится неизрасходованный аванс в размере 1000 руб. В одном «Авансовом отчете» можно отразить все предусмотренные операции для списания с подотчетного лица выданного ему аванса.
Допустим, что на эту сумму он приобрел:
мышь оптическую – 200 руб.
сделал предоплату поставщику – 600 руб.
заправил машину бензином – 200 руб.
Все эти данные заносим в документ.
Как видим, у подотчетного лица произошел перерасход на 100 руб.
Выдача денежных средств в 1С подотчетному лицу
Выдача перерасхода оформляется так же «Расходным кассовым ордером» с
видом операции «Выдача подотчетному лицу».
После проведения документа можно увидеть какие проводки делает авансовый
отчет в 1С:
В нашем случае проводка 26-71.01. Счет учета заполняется на соответствующих
вкладках (товары, оплаты, прочее), либо берутся по умолчанию из настроек
счетов учета.